Mieux communiquer par mail

 

 

 
 

Structurer et optimiser un mail professionnel

Public 
  • Toute personne ayant, dans sa vie professionnelle, à rédiger vos mails
Objectifs 
  • Utiliser le mail à bon escient
  • Savoir structurer un message en vue de l'impact ou de l'action désirés
  • Savoir exposer clairement son propos par mail
  • S'adapter à chaque correspondant
  • Gérer efficacement les différentes situations rencontrées
Programme 

La communication : son processus, ses difficultés

  • Les conditions d'une bonne communication
  • Les buts de la communication

Les spécificités de la communication par messagerie

  • Rapidité et immédiateté, variété des interlocuteurs et facilité d'accès : les pièges à éviter
  • Importance des volumes traités
  • Les aléas de la transmission d'information
  • Comment gérer sa messagerie : quand lire, que lire ? Quand traiter : immédiatement, en différé ? Comment répondre ?

S'adapter à son média

  • En fonction des trois facteurs de la communication : l'interlocuteur, l'objectif et le contexte
  • Définir ce qui est essentiel
  • Remettre en question ses habitudes et clarifier son objectif
  • Sélectionner les informations essentielles pour vos interlocuteurs, sélectionner et définir l'information "utile"
  • Se mettre sur la même longueur d'ondes

Gagner en aisance et en concision dans ses échanges écrits en maîtrisant les spécificités de l'e-mail

  • Rédiger un mail efficace : la cible, les destinataires et l'objectif, écrire pour réagir, faire de l'écrit un acte de relation, organiser des messages percutants qui facilitent l'action
  • Ecrire aisément : écrire rapidement tout en restant fidèle à sa pensée, adapter son style aux besoins du lecteur, soigner l'orthographe et la syntaxe
  • Les secrets de l'e-mail efficace : tournure des phrases et choix des mots, les principes du message et du plan